Управління Спільнотою практиків та організація її роботи
Крок 1.Створити структуру керівництва.
Дуже важливо, щоб Спільноти встановили певний тип структури керівництва. Немає жодної структури керівництва, яка б найкраще підходила для СП. Деякі з них мають одного основного лідера, деякі мають багато лідерів (спів-лідерів). Важливим аспектом є розробка такої структури керівництва, яка передбачатиме обіг керівництва. Для однієї людини не представляється можливим брати на себе керівництво Спільнотою протягом багатьох років.
Крок 2. Встановіть Кодекс поведінки.
Спільноти практиків мають виробити кодекс, щодо поведінки своїх членів як частини СП. Всі члени СП повинні бути згодні з кодексом і дотримуватися його. Це необхідно для організації довіри і продуктивного робочого середовища. Нижче наведено приклад кодексу поведінки, встановленому в СП:
Спільнота практиків віддана місії, баченню, цінностям, цілі і провідним принципам е-Екстеншн. З цією метою члени СП погоджуються дотримуватися наступних провідних принципів:
- Дотримуватися найвищих професійних стандартів при розробці освітніх матеріалів.
- Поважати права інтелектуальної власності осіб, які надають матеріали для використання.
- Поважати угоди інтелектуальної власності, розроблені е-Екстеншн.
- Віддавати належне іншим особам та/або компаніям за їх інтелектуальний внесок.
- Визнавати конфіденційність, майнові, правові та етичні права інших.
- Розуміти, що деякі рекомендації можуть мати більш локальний характер, а інші можуть бути більш універсальними.
- Утримуватися від публічної критики інших осіб, які працюють в СП або мають до неї інтерес.
- Завжди працювати таким чином щоб зберігати гідність і повагу до СП.
- Завжди прагнути надати найбільш точну інформацію, визнаючи, що подальші наукові відкриття можуть її спростувати.
Крок 3.Визначити і встановити ролі та обов'язки членів СП.
Спільна робота СП покращується, коли всі розуміють свої ролі та обов'язки для певних продуктів проекту. Запропоновані ролі та обов'язки не являються обмеженням, нові ролі та обов'язки можуть бути додані або видалені на основі плану дій і потреб СП.
Пропоновані функції та обов'язки:
Рецензент контенту - формальний (зовнішній) рецензент контенту, освітніх продуктів і програм, коли продукт розроблений всередині Спільноти. Рецензенти також можуть служити для пошуку існуючих матеріалів для можливого включення в е-Екстеншн і допомагати визначити додаткові області контенту які можна включити.
Редактор - редактор для перевірки освітніх продуктів або програм, вироблених СП на ступінь дотримання стилю, граматики, пунктуації, легкості сприйняття і т.д.
Галузеві або контент редактори - особи, відповідальні за окремі галузеві напрями, які управляють розробкою, рецензуванням, редакцією і публікацією контенту в галузі за яку вони відповідають.
Розробники контенту - фахівці з контенту, які працюють на певних ролях по розробці контенту. Працюють як частина команди над конкретними цільовими освітніми продуктами, такими, як “часті питання”, базова інформація, навчальні модулі, розробка інструментів прийняття рішень, сертифіковані курси та іншими.
Персонал за викликом чи запрошенням - фахівці, які працюють для надання активної і постійної підтримки сервісу “Запитай консультанта”; онлайн заходів, таких як чати, дискусійні форуми, онлайн конференції; діагностичні та спільні навчальні заходи тощо.
Персонал по технічній підтримці контенту - дизайнери, письменники, графічні дизайнери, програмісти, фотографи, мультимедійні фахівці, фахівці з оцінки, фахівці з оцінки потреб та інші, хто може допомогти у створенні контенту за стандартами і протоколами е-Екстеншн для певної СП.
Керівник(и) сервісів Часті питання/Запитай експерта - особа (особи), щоб стежити за процесом відповіді на питання на публічному сайті, а потім управляти, рецензувати, редагувати і публікувати матеріали у “Частих питаннях”.
Модератор(и) та форум менеджер(и) - особи, які будуть контролювати і взаємодіяти із користувачами у процесі обговорення вашого контенту на загальнодоступному сайті.
Керівництво і команда управління — Основна група керівників Спільноти, яка функціонує для організації, сприяння, наставництва і підтримки СП. Ця група діє в якості адміністративного зв'язку з персоналом е-Екстеншн і включає в себе контакти СП для розвитку, комунікацій і маркетингу, бере участь у засіданнях керівників Спільнот та інших заходах, і може виступати наставником для новостворених СП в інших предметних областях.
Лідер(и) СП - особа(и), що є точкою контакту персоналу Е-ектеншн з конкретною СП для всіх адміністративних функцій.
Крок 4. Розробка плану робіт.
Всі Спільноти повинні розробити оперативний план, щоб окреслити певний напрям в своїй повсякденній взаємодії із користувачами. СП розробляють план дій з наступними складовими:
1. Рекомендації з функціонування СП.
а. Виклад бачень та місій, характерних для СП в рамках загальних положень е-Ектеншн.
б. Визначте загальні операційні процеси СП.
в. Визначте основні цінності СП і кодекс поведінки членів СП.
г. Визначте керівників СП і план подальшого керівництва.
д. Визначте ролі членів СП та їх обов'язки.
2. Провідні принципи для взаємодії СП з їхніми користувачами. Через клієнт-орієнтований фокус е-Екстеншн, постійна взаємодія СП зі своїми користувачами необхідна для розробки продуктів, заснованих на потребах користувачів. СП має визначити шляхи, покликані забезпечити взаємообмін і взаємодію із зацікавленими сторонами.
3. Заплануйте відкритість членства в СП - СП повинні прагнути до залучення відповідних спеціалістів для створення контенту з наявних джерел на місцевому, регіональному та національному рівнях.
4. План розробки освітнього продукту
а. Стратегія інвентаризації наявного контенту, який відповідає потребам користувачів на основі їх оцінок.
б. Розробка сервісу “Часті питання”.
в. Розробка плану для сервісу “Запитайте консультанта”.
г. План розвитку контент команд з членів СП для перетворення існуючих матеріалів або створення нових продуктів для задоволення потреб користувачів.
д. Заплануйте постійне оновлення контенту.
е. План оцінки користувачами СП загалом і кожного освітнього продукту окремо.
є. План для аналізу та інтерпретації даних оцінок користувачів.
5. План швидкого реагування - Виявити осіб у складі СП для швидкого відгуку на виникаючі проблеми з контентом.
6. Стратегія стійкості - СП повинна бути заповзятливою у відношенні до ресурсів і стратегій, що сприяють стійкості КС.
Крок 5.Розробка навчального контенту
Спільноти практиків повинні окреслити який контент вони хочуть розробляти. План повинен містити основні області контенту та під-області, визначені для задоволення потреб їх користувачів. Ця програма буде інструкцією для розробки і основою для формування контент-команди. Виконайте інвентаризацію контенту для виявлення легко доступного контенту, що може бути використаний для різних цілей.
Крок 6.Створення контент-команд.
Спільнота практиків може сформувати контент-команди для розробки конкретного контенту для певних сервісів е-Екстеншн. Наприклад, команда розробників контенту може бути утворена навколо конкретної предметної області для підтримки одразу кількох сервісів, або можуть бути створені команди для розробки контенту по окремих сервісах. Ці контент-команди повинні складатися з членів, що виконують дуже специфічні функції, такі як:
1. Координатор проекту: Ця людина повинна служити куратором для продукту або проекту що розробляється.
Обов'язки включатимуть:
а. розробка з командою конкретних цілей і плану розробки продукту
б. допомога у визначенні нових або додаткових членів команди і ролей
в. управління всім проектом для забезпечення своєчасної готовності
г. розробка та реалізація маркетингового плану з персоналом е-Екстеншн
2. Предметний спеціаліст(и): призначений для оперативного виконання завдань, відповідно до встановлених строків.
Обов'язки включатимуть:
а. надання допомоги у визначенні аудиторії
б. надання або написання контент-матеріалів
в. робота з фахівцями з розробки навчальних матеріалів для створення освітніх продуктів е-Екстеншн
г. рецензування продуктів для дотримання точності даних
д. ініціація оновлення контенту
е. проведення перевірки продукту
3. Контент Дизайнер(и)/Спеціаліст(и): допоможе предметному спеціалісту в:
а. написанні програмних цілей та критеріїв
б. розробці навчальних та оціночних заходів або дій
в. включенні матеріалів до освітніх продуктів е-Екстеншн
г. роботі з графічними дизайнерами та/або мультимедійними програмістами інтерфейсу користувача і бета-тестуванні
4. Проект редактор: рецензує освітні продукти е-Екстеншн для забезпечення:
а. узгодженості мови
б. правильності написання
в. дотримання принципів загальноприйнятого стилю
г. дотримання стандартів ідентичності
д. дотримання відповідного рівня читабельності
е. відповідності продуктів вимогам принципів Е-екстеншн
5. Мультимедіа Дизайнер(и) допомагає предметному спеціалісту у:
а. створенні графіки, кнопок для контенту і т.д.
б. плануванні загального вигляду продукту
в. редагуванні графіки
г. складанні кінцевого продукту на основі матеріалів, представлених членами команди
д. координації з мультимедіа програмістами для створення та тестування продукту
е. перевірці на відповідність з керівними принципами е-Екстеншн
6. Мультимедіа Програміст(и) допомагає у:
а. проектуванні інтерактивних механізмів
б. забезпеченні відповідності продукту системі управління контентом е-Екстеншн
в. роботі з мультимедіа дизайнером по тестуванню продукту
7. Координатор Оцінювання бере участь в початкових обговореннях контенту і працює для:
а. запуску освітніх продуктів і надання рекомендацій щодо їх змін
б. забезпечення поточної та підсумкової оцінки освітніх продуктів
Крок 7.Визначитись з кінцевими результатами на Перший, Другий і Третій Рік. Результати першого року можуть бути взяті з вашого обсягу(плану) робіт. Результати другого і третього року можуть бути взяті з вашої логічної моделі.
Крок 8. Організація колегіального рецензування контенту. Кожна СП організовує колегіальне рецензування контенту. Експертна оцінка повинна проводитись для базової інформації спільноти, “Частих питань” та навчальних модулів.
Крок 9.Визначитись з майбутніми проектами/партнерами
Виявити і перерахувати будь-які майбутні проекти, що стосуються продуктів, які ви хотіли б розвивати для вашої СП. Почати обговорення типів партнерства які ваша СП хотіла б розвивати з приватним сектором та іншими організаціями. Які критерії мають бути дотримані для такого партнерства?